Descripción y Especificación del Puesto de Trabajo

El análisis y descripción de puestos de trabajo es la metodología básica y fundamental que contribuye a hacer realidad cualquier proyecto de organización, es una herramienta metodológica que diseña y ordena el proceso de la actividad organizativa de la empresa, y esto es lo que hace el análisis de puestos de trabajo, a través de una descripción sistematizada de lo que hace el conjunto de trabajadores de una empresa. Sirven de punto de partida para el diseño de otro tipo de herramientas más avanzadas que nos permitirán continuar mejorando en la gestión del desarrollo de nuestro equipo humano.

Especificación del puesto

Se refiere al puesto de trabajo como unidad de gestión en la división de trabajo, es decir, que aquí también se habla del análisis de las tareas, análisis de trabajo, se conocerán los requisitos que demanda cada puesto, así como las atribuciones y responsabilidades que se tendrán.

Con este análisis se obtiene información sobre los siguientes aspectos:

  1.  Descripción del puesto: Se refiere al proceso mediante el cual se determinan las tareas y los requisitos que éste demanda.
  2.  Selección del empleado: Se lleva a cabo a través del un proceso en el cual se identifica si el empleado cumple con las características para realizar el trabajo.
  3.  Capacitación: También depende de los requisitos  a cubrir en el puesto.
  4.  Planeación del poder personal: Para valorar posibilidades de ascenso de acuerdo a las aptitudes de cada empleado.
  5.  Valoración de desempeño: Se pretende evaluar las capacidades de los trabajadores.
  6. Clasificación del puesto: Determina pago de salarios, transferencias y ascensos.
  7.  Evaluación del puesto.
  8.   Diseño del puesto: Para planear procesos seguros que garanticen una mayor productividad y sin menos riesgos laborales.
  9.  Lineamientos legales.
  10.    Análisis organizacionales: Permite registrar las impresiones que tienen los trabajadores sobre cómo consideran su ambiente laboral y las funciones que desempeñan.

El análisis se conforma de 8 secciones:

  1. Título del puesto: Debe ser preciso, que refleje la actividad a desempeñar. Sirve para darle una identidad a cada trabajador, denota status y valor del empleo.
  2. Resumen: 1 párrafo de extensión y plasma la naturaleza y propósito del empleo.
  3. Actividades de trabajo: Enlista las tareas o actividades a realizar.
  4. Herramientas o equipo utilizados: Determinar los instrumentos necesarios para ejecutar la actividad.
  5. Contexto del puesto: Descripción del entorno laboral y factores que en él influyen como, estrés, demandas físicas, temperatura, número de personal en un área determinada, riesgos, etc.
  6. Desempeño del trabajo: Establecer la manera en que será evaluado el trabajador.
  7. Información de compensación: Lo relativo a los salarios.
  8. Competencias del puesto: Especificaciones del puesto o las competencias requeridas, (KSAO). Esta se divide en dos secciones, la primera con la competencias al momento de la contratación y la segunda las adquiridas después de la contratación.

La Descripción de Puestos.

Es el documento que recoge la información obtenida por medio del análisis, esta será una exposición detallada similar a un inventario que describe todos los elementos que requiere el puesto. Según las necesidades de cada organización, esta estructura mínima puede completarse con apartados relativos a: seguridad y medios de protección propios del puesto de trabajo, relaciones internas y externas, perfil profesiográfico idóneo de la persona que debería ocupar el puesto, etc. Por ejemplo:

  • Nombre del puesto.
  • Objetivos del puesto.
  • Responsabilidades.
  • Atribuciones y Beneficios.
  • Disponibilidad.
  • Edad/Sexo.
  • Formación/ Experiencia/ Habilidades necesarias.
  • Características personales/Actitudes/Valores/Intereses.

La especificación del puesto de trabajo puede ser usada por los empleados como un guía o referencia para el auto-desarrollo.

      El análisis de puestos ordinarios y de ejecutivos.

El análisis de puestos trae consigo varios beneficios importantes, no solo para la empresa, también para los supervisores, para el trabajador, así como para el departamento de recursos humanos. El análisis de puestos puede darse para cargos ordinarios (sin olvidar especificar su necesidad y objeto) o para cargos ejecutivos, para estos últimos la importancia de su análisis resulta más relevante pues estos cargos tienden a potenciar y controlar la vida dentro de la empresa, además de que realizarlo puede ser un poco diferente que con los puestos de menor nivel, por lo que deberán tomarse en cuenta los siguientes factores:

  1. Su importancia. Se deberán tomar en cuenta las características que ayuden a innovar, reformar, mejorar, etc., las actividades de la empresa.
  2. Sus dificultades. La adaptación de hombre y puesto. No siempre se corresponden las tareas a desempeñar con los mínimos o los máximos requeridos, existirá la conjunción de varios puestos en un solo hombre y puede que haya confusión de jerarquías y funciones, en estos casos, deberán contemplarse y describir las diferencias funciones del puesto de trabajo dentro de un mismo análisis.

El análisis del puesto ejecutivo está conformado por:

  • Título del puesto
  • Posición en la estructura de la empresa
  • Deberes generales
  • Funciones básicas
  • Descripción específica (distinción de las actividades diarias, periódicas y eventuales)
  • Especificación del puesto (conocimientos necesarios, experiencia, autoridad y responsabilidad, características para ocupar el puesto).

 La estructura del análisis de puestos

Como hemos visto, existen diferencias entre la descripción y el análisis del puesto:

Descripción del puesto: Nos ayuda a saber Qué es lo que se va a hacer en el cargo.

Análisis del puesto: Es el que nos dice Cómo y Qué es lo que se necesita para para realizar el cargo.

En general el análisis de puestos se estructura en 4 requisitos:

  1. Requisitos intelectuales:

Se piden los siguientes factores

  • Escolaridad básica
  • Experiencia básica
  • Adaptabilidad al cargo
  • Iniciativa necesaria
  • Aptitudes necesarias
  1. Requisitos físicos. Incluyen la cantidad de energía y la fatiga que puede ocasionar el puesto de trabajo, así como la complexión física que se necesita para desempeñar efectivamente el trabajo. Incluye los siguientes factores:
  • Esfuerzo físico necesario
  • Capacidad visual
  • Destreza o habilidad
  • Constitución física necesaria
  1. Responsabilidades que se adquieren.

Comprenden los siguientes factores:

  • Supervisión de personal
  • Material, herramientas o equipo
  • Dinero, títulos valores o documentos
  • Contactos internos o externos
  • Información confidencial.
  1. Condiciones de trabajo. Abarca las circunstancias en las que se desarrolla el cargo. Sus factores de análisis son:
  • Ambiente de trabajo
  • Riesgos del trabajo

a)   Accidentes

b)   Enfermedades

Tabla 1

Chiavenato, I. (2007). “Ejemplo de descripción y análisis del puesto”. Recuperado de: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS El capital humano de las organizaciones. Octava edición. Pp. 230.

Métodos de descripción y análisis de cargos

Existen diversos métodos para la descripción y análisis de puestos, los más utilizados son:

  1. Observación directa:

Se observa al ocupante del cargo, de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de cargos anota los datos clave de su observación en una hoja de análisis de cargos.

  1. Cuestionario:

Para realizar el análisis, el personal que llena un cuestionario de análisis de cargos y así registra todas las indicaciones posibles acerca del cargo, su contenido y sus características.

  1. Entrevista directa:

Por medio de un contacto directo y verbal entre analista y empleado se obtiene información sobre todos los aspectos relativos del puesto.

4. Métodos mixtos

  • Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del cargo. Primero el ocupante responde el cuestionario y después presenta una entrevista rápida; el cuestionario se tendrá como referencia.
  • Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior para profundizar y aclarar los datos obtenidos.
  • Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.
  • Observación directa con el ocupante del cargo y entrevista con el superior.
  • Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante del cargo.
  • Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante del cargo, etc.
Tabla 2
Chiavenato, I. (2007). Participación en la obtención de datos sobre el puesto. Recuperado de: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS El capital humano de las organizaciones. Octava edición. Pp. 233.

 

REFERENCIAS

Aamodt, M. (2010). Evaluación y análisis de puesto. En Aamodt, M. (Ed.) Psicología industrial/organizacional. México. Cengage Learning Editores. Pp 33-73.
Análisis y descripción en puestos de trabajo en la administración local. (2009) Revista Electrónica CEMCI, [en línea] (vol. 2) pp. 5-9. Recuperado de: http://revista.cemci.org/numero2/documentos/doc2.pdf [Consultado el 4 de febrero de 2018]
Chiavenato. I., (2002). Gestión del talento humano. México: Mc Graw Hill. Cap. 4 p.p. 85 – 86, 95 - 106.
Chiavenato, I. (2007). Administración de recursos humanos, El capital humano de las organizaciones. McGrawHill. Cap. 8, Descripción y análisis de puestos, pp. 225-233.
Chiavenato, I. (2009). Gestión del talento humano. McGrawHill. Cap. 7, Modelado del trabajo, pp. 221-228.
Grados. E. J., (2001). Inducción, reclutamiento y selección. México: Manual moderno. Cap. 8 pp. 209 - 220
Grados, J., A. (2013). Reclutamiento, selección, contratación e inducción del personal. El manual moderno. Cap. 6, Análisis de puestos, pp. 163-181

 

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